Тема 2. Ввод и редактирование данных

Начало | Тема 1 | Тема 3 | Тема 4 | Лабораторная работа | Литература

Вводить данные можно только в активную (выделенную) ячейку. В Excel используются данные следующих типов: текст, число, дата и время, формула, функция. Тип данных определяется автоматически при вводе. Тип данных можно переопределять.

2.1. Текстовая информация.

Текст - это комбинация букв, цифр и пробелов. Для ввода данных необходимо выбрать ячейку и начать ввод. В ячейке отобразится курсор (точка вставки). В строке формул также отобразится содержимое ячейки, при этом включатся кнопки . Ввод данных можно осуществлять непосредственно в строке формул. Для завершения ввода необходимо нажать клавиши Enter или Tab или кнопку в виде зеленой галочки в строке формул. По умолчанию текст в ячейке выравнивается по левому краю. Отменяет ввод клавиша Esc на клавиатуре или кнопка в виде красного крестика в строке формул. В стандартных ячейках таблицы размещается 8-9 символов. При вводе более длинного текста, он визуально располагается и на соседних ячейках.
Если один раз щелкнуть на текущей ячейке и снова ввести данные, то старые данные замещаются новыми. Если дважды щелкнуть по текущей ячейке или выделить ячейку и один раз щелкнуть по строке формул, то можно редактировать содержимое, не удаляя уже введенные данные.
Короткий текст можно отредактировать заменой, объемные данные удобнее редактировать в строке формул.

2.2. Числовая информация.

Числа - это цифры от 0 до 9 и символы "+", "-", "/", ".", ",", "%", "$", "(", ")". Для ввода отрицательного числа надо поставить перед ним знак "-" или взять число в скобки, для ввода дроби надо ввести целую часть, пробел и дробную часть. Целая часть десятичной дроби отделяется от ее дробной части запятой. По умолчанию числа в ячейке выравниваются по правому краю.
Пример. -7, (7), 0 2/5, 2 1/3.
Если после ввода числа в ячейке появляется последовательность символов , это означает, что для отображения числа не хватает ширины столбца и ее надо увеличить.
Ширину столбца можно отрегулировать вручную или командой Формат/Столбец /Автоподбор_ширины. Ввод и редактирование числовой информации аналогичны таким же операциям для текстовой информации.

Упражнение 2.1. Ввод и редактирование текста и числовых данных (20 мин).

1. Ввести на первом рабочем листе книги следующие данные, начиная с ячейки А1. Завершать ввод данных клавишей Enter.
2. Сравнить действия при нажатии клавиш Enter (рамка активной ячейки перемещается вниз) и Tab (рамка перемещается вправо).
3. Числа в первом столбце ввести с использованием маркера заполнения:
a. в ячейку А3 ввести 1;
b. в ячейку А4 ввести 2;
c. выделить диапазон А3:А4, появится маркер заполнения;
d. передвинуть указатель мыши к маркеру заполнения, он примет вид черного крестика;
e. протащить маркер заполнения вниз и отпустить кнопку мыши.

4. при необходимости внести исправления следующим образом:
a. выделить ячейку, дважды щелкнуть, в ячейке появится курсор, можно вносить исправления;
b. выделить ячейку, щелкнуть по строке формул, в ней появится курсор, править в строке формул.
(Для удаления символов использовать клавиши Del или BackSpасе).

5. Отрегулировать ширину столбцов вручную:
a. подвести указатель мыши к правой границе заголовка столбца, он примет вид двунаправленной стрелки, протащить край заголовка вправо до установления нужной ширины, отпустить кнопку мыши;
b. дважды щелкнуть на правой границе заголовка столбца - ширина будет установлена автоматически по самой длинной записи. (Возврат вверх или к разделу Работа с таблицами)
6. Сохранить файл с названием Ведомость.xls в папке D:\курсанты (имя папки может быть изменено) командой меню Файл/Сохранить. В диалоговом окне "Сохранение документа" выбрать свою рабочую папку (ь), указать имя файла (ь) и уточнить тип файла (должно быть установлено по умолчанию - Книга Excel).

Раскройте стрелку и выберите имя требуемой папкиВ данном поле необходимо ввести имя файлаУбедитесь, что выбранный тип файла - Книга Excel

2.3. Дата и время.

В Microsoft Excel даты и время суток интерпретируются как числа. При вводе значений даты или времени происходит их автоматическое распознавание. Для корректного ввода данных необходимо использовать коды форматов. Например, для ввода дат можно использовать следующие шаблоны:
Вид отображения в таблице
Шаблон
Месяцев в виде чисел от 1 до 12 M
Месяцев в виде чисел от 01 до 12 ММ
Месяцев в виде Янв-Дек МММ
Месяцев в виде Январь-Декабрь ММММ
Месяцев первой буквой месяца МММММ
Дней в виде чисел от 1 до 31 Д
Дней в виде чисел от 01 до 31 ДД
Лет в виде 00-99 ГГ
Лет в виде 1900-9999 ГГГГ
День, Месяц и Год вводятся цифрами или буквами. При вводе данных цифрами в качестве разделителя используется точка, пробелы не допустимы. Если месяц вводится буквенным обозначением, то в качестве разделителя используется пробел. При вводе времени в качестве разделителя используется ":", Часы, Минуты и Секунды вводятся одной или двумя цифрами. По умолчанию значения даты и времени выравниваются в ячейке по правому краю. В строке формул дата отображается в формате дд.мм.гг, а время - в формате чч:мм:сс. Если ввод не корректен, то введенные значения интерпретируются как текст, который выравнивается в ячейке по левому краю. Если после ввода даты и (или) времени в ячейке появляется последовательность символов , то надо увеличить ширину столбца.
Пример
. Можно вводить даты так: 1.1.01, 07.05.01, 01 сен 2001. Можно вводить время так: 1:10, 13:10:57, 8:1:2.

Формат ячеек

Внешнее представление времени или даты на листе зависит от формата, назначенного ячейке. Выбор типа данных активной ячейки или диапазона производится командой меню Формат/Ячейки/Закладка_Число.

Упражнение 2.2. Форматы ячеек и диапазонов (10 мин).

1. В файле с названием D:\курсанты\Ведомость.xls в ячейку D2 ввести текст "Дата рождения".
2. В ячейки D3:D8 ввести даты рождения 1.2.60, 4.5.70, 15.9.64, 17.02.59, 8.11.72, 5.8.79 соответственно. Ввод в каждой ячейке завершать нажатием клавиши Enter.
3. Поочередно выделить рамкой ячейки диапазона D3:D8 и проверить вид представления даты в строке формул.
4. Поочередно выделить рамкой ячейки диапазона D3:D8 и изменить формат представления даты в таблице командой меню Формат/Ячейки/Закладка_Число.
5. Выделить диапазон С3:С8, выполнить команду меню Формат/Ячейки/Закладка_Число и выбрать формат Денежный с двумя десятичными знаками после запятой и обозначением р. (рубли).
6. Сохранить изменения в документе командой меню Файл/Сохранить.

2.4. Формулы.

Вычисления в таблицах осуществляются при помощи формул. Формула может содержать числовые константы и ссылки на ячейки, соединенные знаками математических операций ("+", "-", "*", "/"). Для определения порядка выполнения действий используются скобки. При вводе формулы можно использовать клавиатуру и мышь, либо только клавиатуру. Перед формулой надо ввести знак равенства.

Ввод формулы методом "наведи и щелкни":

1) Выберите ячейку, в которой надо отобразить результат.
2) Введите знак "=". Он появится в строке формул.
3) Щелкните на первой ячейке, адрес которой необходимо ввести в формулу.
4) Введите знак операции.
5) Щелкните на следующей ячейке, адрес которой необходимо ввести в формулу.
6) Повторяйте шаги, пока не будет введена вся формула.
7) Завершите ввод нажатием на клавишу Enter.
До нажатия на Еnter не переходите в другую ячейку, Excel включит ее в формулу.
Можно вводить данные и традиционным способом - непосредственным вводом в ячейку адресов других ячеек, используемых для вычислений. Но в этом случае часто встречаются ошибки. Наиболее типичная из них - использование в адресах ячеек строчных русских букв вместо прописных латинских. Если ячейка содержит формулу, то на рабочем листе в ней отражен результат вычисления. Если сделать ячейку активной, то в строке формул отображается сама формула. Формулы динамичны: результаты вычислений меняются каждый раз, когда меняются значения в ячейках, на которых основаны вычисления.
Если значение в некоторой ячейке зависит от значений в других ячейках таблицы, то всегда следует использовать формулу, а не ручной ввод значения.
Если в соседних ячейках для расчетов используется одна и та же формула, то ее повторно не вводят, а заполняют соответствующие ячейки протаскиванием маркера заполнения. Для избежания ошибок убедитесь, что предназначенная для протаскивания ячейка действительно содержит требуемую формулу.

Заполнение ячеек формулой:

1) Выделите ячейку, которая содержит нужную формулу.
2) Протащите маркер заполнения, выделяя ячейки, в которые будет копироваться формула.
3) Отпустите кнопку мыши - ячейки будут заполнены формулой.

Упражнение 2.3. Ввод и редактирование формул (15 мин).

1. В файле с названием D:\курсанты\Ведомость.xls в ячейку Е2 ввести текст "Премия 20%", в ячейку F2 - "Премия 50%".
2. В ячейку Е3 ввести формулу =C3*20%, указав адрес ячейки С3 методом "наведи и щелкни", завершить ввод нажатием Enter.
3. Выделить ячейку Е3, протащить маркер заполнения вниз до ячейки Е8, отпустить кнопку мыши, формула введена во все ячейки.
4. В ячейку F3 ввести формулу =C3*50%, указав адрес ячейки С3 методом "наведи и щелкни", нажать Enter, выделить ячейку F3, протащить маркер заполнения вниз до ячейки F8.

5. Если при вводе формулы были допущены ошибки, то после нажатия Enter в ячейках могут появиться надписи следующего вида:
Для редактирования формулы надо щелкнуть на ячейке с формулой, поставить курсор в строку формул и произвести правку. Завершить ввод нажатием Enter.

6. Поочередно выделить ячейки с вычисленными значениями в столбцах Е и F, выявить закономерность формирования формул (номера строк при переходе от ячейки к ячейке вниз увеличиваются на 1).
7. Сохранить файл нажатием на кнопку на панели инструментов Стандартная.

Относительные и абсолютные ссылки

При копировании формулы из одной ячейки в другую автоматически изменяются адреса ячеек, входящих в состав формул. Такая адресация ячеек называется относительной. Но иногда необходимо не изменять адрес некоторой ячейки при копировании формулы. Такой адрес называется абсолютным и обозначается $A$1 (в адрес вставлены знаки доллара). Относительные ссылки автоматически корректируются при их копировании или протаскивании, а абсолютные ссылки - нет.

Упражнение 2.4. Относительные и абсолютные ссылки (15 мин).

1. Продолжить работу с файлом Ведомость.xls. В ячейку G2 ввести текст "Премиальный коэффициент", в ячейку G3 ввести 25%, определить тип данных в ячейке G3 как процентный.
2. В ячейку Н2 ввести текст "Премия", в ячейку Н3 ввести формулу =С3*G3, указав адреса ячеек С3, G3 методом "наведи и щелкни", завершить ввод нажатием Enter.
3. Протащить вниз формулу из ячейки Н3 на остальные ячейки столбца Н. Произошла ошибка - все ячейки заполнились нулями. Проверить, как записывается формула в ячейках Н4-Н8. Причина ошибки - при использовании относительной адресации при копировании формулы автоматически изменяются адреса ячеек в формуле.
4. Сделать ссылку на ячейку G3 абсолютной.

Создание абсолютной ссылки:

1) Выделить для размещения результата ячейку Н3.
2) Ввести формулу. После указания адреса ячейки, который должен стать абсолютной ссылкой, нажмите один раз функциональную клавишу F4. Также знак доллара $ можно ввести с клавиатуры.
3) Завершить ввод формулы и нажать Enter.
5. Еще раз протащить формулу из ячейки Н3 на остальные ячейки столбца Н, теперь ошибок нет. Убедитесь, что в формулах в ячейках Н4:Н8 ссылки на столбец С остались относительными, а на ячейку G3 стали абсолютными. Поменяйте значение в ячейке G3 на 50% и убедитесь, что результаты в столбце Н изменились. Отмените операцию кнопкой на панели инструментов Стандартная.
6. Сохраните файл нажатием на кнопку на панели инструментов Стандартная.

2.5. Функции.

В Excel имеется большое количество встроенных функций. Функции - заранее определенные формулы, которые выполняют вычисления по заданным величинам и в указанном порядке. Запись каждой функции состоит из трех элементов:
a) Знака равенства "=";
b) Названия функции, например СУММ, SIN;
c) Аргумента. Тип аргумента зависит от функции и может состоять из чисел, текста, логических величин (например, ИСТИНА или ЛОЖЬ), массивов, ссылок, формул и т.д.
Каждая функция имеет свой синтаксис, который необходимо строго соблюдать, в противном случае вычисления могут содержать ошибки. Необходимо следить за соответствием типов аргументов. Структура функции начинается с указания имени функции, затем вводится открывающая скобка, указываются аргументы, отделяющиеся точками с запятыми, а затем - закрывающая скобка.
Для задания функции можно использовать пиктограммы на панели инструментов (Автосуммирование), (Мастер функций) или кнопку "=" в строке формул . При вводе функции перед ее именем автоматически вводится знак "=".

Упражнение 2.5. Вычисление с помощью функций (15 мин).

1. Продолжить работу с файлом Ведомость.xls. В ячейку Н2 ввести текст "Премия", в ячейку В9 ввести "Итого". В ячейку Н9 поместить результат вычислений.
2. Способ1. Выделить для размещения результата ячейку Н9, щелкнуть на панели инструментов пиктограмму Автосуммирование .
В ячейке Н9 и в строке формул появилась запись формулы, а ячейки Н3:Н8, ссылки на которые содержатся в формуле, обведены пунктирной линией. Мастер формул выделяет диапазон ячеек и использует его как аргумент, который заключен в скобки. Если необходимо изменить адреса ячеек в формуле, то это можно сделать в строке формул. Завершить ввод нажатием Enter.
3. По аналогии с п.2. упражнения заполнить ячейки Е9, F9 соответствующими формулами, используя функцию Автосуммирование.
4. В ячейке В10 ввести "Средний", в ячейке С10 вычислить средний по учреждению оклад, используя встроенную функцию СРЗНАЧ. Для этого выделить ячейку С10, щелкнуть на панели инструментов пиктограмму . На экране появится окно Мастера функций. Выбрать в категории "Статистические" функцию "СРЗНАЧ", нажать кнопку ОК или Enter.
5. В появившемся окне необходимо задать аргументы функции.
В поле "Число 1" задан диапазон ячеек С3:С8 для расчета. Нажатие на кнопку в поле "Число 1" сворачивает окно, проверьте, тот ли диапазон включен в формулу, при необходимости исправьте прямо в поле "Число 1". Для того, чтобы обратно развернуть окно, достаточно нажать кнопку . Для завершения ввода нажать ОК или Enter.
6. В ячейке В11 ввести "Минимальный", в ячейке С11 вычислить минимальный по учреждению оклад, используя функцию МИН.
Выделить ячейку С11, запустить мастер функций пиктограммой . Выбрать функцию МИН в категории "Статистические", кнопкой свернуть окно, мышью выделить в таблице диапазон C3:C8, он будет обведен пунктирной рамкой. Для выбора данного аргумента нажать Enter. Развернуть окно кнопкой , для завершения ввода нажать ОК или Enter.
7. Сохранить файл.

Далее