Тема 3. Листы, строки и столбцы электронной таблицы

Начало | Тема 1 | Тема 2 | Тема 4 | Лабораторная работа | Литература

3.1. Работа с таблицами

Внешний вид документа с введенными данными не всегда отвечает нашим требованиям. Для корректного отражения информации таблицу надо отформатировать. Выравнивание ширины столбцов и строк позволяет сделать видимой всю информацию, расположенную в ячейках.

Добавление и удаление строк и столбцов

Для вставки между столбцами A и B дополнительного столбца:
1. Выделить столбец В.
2. Способ 1. Щелкнуть правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Добавить_ячейки.
3. Способ 2. Выполнить команду меню Вставка/Столбцы.
Для вставки одновременно нескольких столбцов:
1. Выделить столько столбцов, сколько необходимо вставить.
2. Применить Способ 1 или Способ 2, перед выделенными столбцами добавится соответствующее количество новых столбцов.
Для очистки содержимого столбца необходимо его выделить и нажать клавишу Del. Для удаления и содержимого, и самого столбца необходимо его выделить, а затем выполнить команду меню Правка/Удалить. При этом удаляется вся информация из целиком выделенных столбцов, включая ячейки, находящиеся в невидимой в настоящий момент на экране части таблицы.
Таким же образом вставляются и удаляются строки.

Упражнение 3.1. Добавление и удаление строк и столбцов (10 мин).

1. Продолжить работу с файлом Ведомость.xls. Выделить столбец С, добавить новый столбец командой меню Вставка/Столбцы, таблица раздвинется, теперь столбец С стал пустым.
2. Убедитесь, что информация сместилась на один столбец вправо и в формулах также отразились соответствующие изменения, но на расчеты это не повлияло.
3. В ячейку С2 ввести текст "Имя", в ячейки С3:С9 ввести имена "Сергей, Петр, Игорь, Лев, Яков, Ирина".
4. Выделить и удалить столбцы F, G командой меню Правка/Удалить.
5. Выделить строку 9, добавить новую строку. В новой строке ввести в соответствующие ячейки информацию о новом сотруднике: Гаршин Иван, 750 р., 12.09.74. Протаскиванием ячеек А7:А8 ввести порядковый номер в ячейку А9. Обратите внимание, что произошел расчет премии для нового лица и изменилась итоговая сумма.
6. Сохранить документ.

Копирование и перемещение данных в пределах одного листа

1) Выделить данные (строки, столбцы или ячейки) для копирования или перемещения.
2) Выполнить команду меню Правка/Копировать или нажать кнопку панели инструментов, если необходимо оставить содержимое в выделенном диапазоне.
3) Выполнить команду меню Правка/Вырезать или нажать кнопку панели инструментов, если необходимо удалить содержимое в выделенном диапазоне.
4) Выделить ячейку, строку или столбец, куда будет копироваться или перемещаться информация.
5) Выполнить команду меню Правка/Вставить или нажать кнопку панели инструментов.

Упражнение 3.2. Копирование и перемещение данных (10 мин).

1. Продолжить работу с файлом Ведомость.xls.
2. Поменять местами столбцы D и E. Для этого: выделить столбец D, вставить новый столбец перед ним (команда меню Вставка/Столбцы), выделить столбец F, вырезать содержимое столбца F (команда меню Правка/Вырезать или кнопка ), информация в столбце F выделится пунктирной дорожкой, выделить столбец D, выполнить команду меню Правка/Вставить или нажать кнопку , выделить и удалить пустой столбец F (команда меню Правка/Удалить).
3. Добавить новую строку для записи сведений о новом сотруднике-однофамильце. Для этого: выделить строку 6, добавить новую строку (команда меню Вставка/Строки), выделить строку 9, скопировать ее содержимое (кнопка ), оно выделилось пунктирной дорожкой, выделить строку 6, выполнить команду вставки (кнопка ). В ячейках В6, Е6 заменить данные на "Карпова, 550" соответственно. Убедитесь, что данные в ячейках G6, G11 изменились. Исправьте порядковую нумерацию в столбце А, для этого: выделить диапазон А3:А4, и протащить маркер заполнения вниз на остальные ячейки.
4. Сохранить файл (кнопка ).
Скопированные или вырезанные данные вставляются незамедлительно, иначе операция копирования или вырезания будет отменена. Нельзя скопировать, затем выполнить несколько каких-либо действий, а затем вставить.

3.2. Работа с листами

Для выделения рабочего листа достаточно щелкнуть на его ярлычке. Каждому рабочему листу можно дать описательное название для удобства его поиска в книге. Для переименования листа надо дважды щелкнуть на его ярлычке, ввести новое имя, нажать Enter. Новый лист вставляется командой меню Вставка/Лист, он будет добавлен перед текущим (чей ярлычок был выделен). Текущий лист удаляется командой меню Правка/Удалить_лист. Для перемещения рабочего листа внутри книги нужно щелкнуть по ярлычку данного листа и перетащить ярлычок рабочего листа в новое положение, помеченное маленьким треугольником.
Excel позволяет копировать, перемещать и вставлять данные с одного рабочего листа на другой. Последовательность действий такая же, как при работе с одним листом, только при выборе места, куда будет размещена информация, нужно переключиться на другой лист.

Копирование и перемещение данных на разных листах

1) Выделить данные на одном листе.
2) Выполнить команду меню Правка/Копировать или Правка/Вырезать.
3) Сделать текущим другой лист.
4) Выделить ячейку, строку или столбец, куда будут копироваться или перемещаться данные.
5) Выполнить команду меню Правка/Вставить.

Упражнение 3.3. Работа с листами (10 мин).

1. Переименовать Лист 1, для этого дважды щелкнуть на ярлычке листа, ввести новое имя "Ведомость", нажать Enter.
2. Аналогично переименовать Лист 2, новое имя - "Итог".
3. Переключиться на лист "Ведомость" (один раз щелкнуть по его ярлычку).
4. Выделить диапазоны А1:В10, Е1:Е10, для этого выделить первый диапазон, нажать и удерживая нажатой клавишу Ctrl, выделить второй диапазон. Отжать Ctrl.
5. Скопировать содержимое выделенных диапазонов (кнопка ). Оба диапазона выделятся пунктирной рамкой.
6. Переключиться на лист "Итог". Обратите внимание: ячейка А1 выделена рамкой. Начиная с этой ячейки будет заполняться данными лист "Итог".
7. Вставить скопированные данные (кнопка ). Если в некоторых ячейках появятся решетки, надо увеличить ширину соответствующего столбца.
8. Сохранить файл.

3.3. Форматирование таблицы

Оформление таблицы можно произвести вручную или автоматически.

Упражнение 3.4. Автоформатирование таблицы (5 мин).

1. Переключиться на лист "Итог".
2. Вставить пустую строку после заголовка таблицы.
3. Выделить таблицу (диапазон А1:С11).
4. Выполнить команду меню Формат/Автоформат.
5. Выбрать из предложенного набора один из вариантов оформления, например, Классический 1.
6. Подтвердить выбор нажатием на кнопку ОК в окне Автоформат.
7. Просмотреть как будет выглядеть документ для печати можно при помощи команды меню Файл/Предварительный_просмотр или нажав кнопку панели инструментов Стандартная.
8. Для выхода из режима просмотра нажать кнопку в верхней части окна просмотра.

Упражнение 3.5. Ручное форматирование (15 мин).

1. Открыть лист "Ведомость".
2. Вставить пустую строку после заголовка таблицы.
3. Оформить заголовок путем объединения ячеек: выделить диапазон ячеек А1:G1, щелкнуть по кнопке панели инструментов Форматирование (Объединить_и_поместить_в_центре).
4. Изменить шрифт на следующий: размер 12 пт, курсив, цвет синий, используя соответствующие кнопки панели инструментов Форматирование (размер шрифта), (начертание), (цвет).
5. В некоторых столбцах заголовки занимают много места (например, D3, F3). Изменить вид заголовков переносом текста в ячейке по словам. Выделить ячейку D3, выбрать команду меню Формат/Ячейки, активизировать закладку Выравнивание. Установить флажок переносить_по_словам. Также можно выбрать выравнивание текста внутри ячейки по горизонтали и вертикали. Щелкнуть на кнопке ОК. Если виден не весь текст, увеличьте высоту данной строки.
6. Выделить диапазон А3:G3 и изменить начертание шрифта на полужирный при помощи кнопки .
7. Выровнять ширину всех столбцов так: дважды щелкнуть на правой границе заголовка столбца - ширина будет установлена автоматически по самой длинной записи.
8. Просмотреть документ (кнопка ).
9. Сохранить документ.

Далее