Здесь также указывается информация о выполняемой операции, такой, как открытие или сохранение файла, копирование ячеек или запись макроса. Правая часть строки состояния показывает, включены ли ключи, такие, как Caps Lock, Scroll Lock или Num Lock.
— 1.3. Ввод информации в ячейки
Данные в программе всегда вносятся в текущую ячейку. Прежде чем начать ввод, соответствующую ячейку надо ВЫБРАТЬ. Указатель текущей ячейки (черную рамку) вы можете перемещать с помощью клавиш навигации курсора или просто щелкнув левой кноп­кой мыши по соответствующей ячейке.
Для ввода данных в текущую ячейку не требуется никакой специ­альной команды. Нажатие любой алфавитно-цифровой клавиши на клавиатуре автоматически начинает ввод данных в ячейку, при этом переходит в режим ввода и на панели инструментов многие кнопки становятся неактивными, а в строке состояния отображается слово «Ввод». Чтобы вывести из этого режима, нужно ОБЯЗА­ТЕЛЬНО закончить ввод одним из следующих способов:
1)нажать клавишу ;


2)нажать любую из клавиш навигации курсора;
3)нажать клавишу ;
4)щелкнуть мышью на любую другую ячейку;
5)щелкнуть мышью кнопку Ввод левее строки Формул.

При вводе данных «в столбец» удобнее всего для завершения вво­да нажимать клавишу , а при вводе «по строкам» клавишу или .
Если после завершения ввода данных в ячейку вы
обнаружили ошибку, то для ее исправления можете воспользоваться любым из предложенных путей:
1) воспользовавшись тем, что при вводе новой информации в ячейку старая информация стирается, вы можете выделить ячейку еще и ввести правильные данные. Этот способ самый простой и самый неэффективный.
2) выделить ячейку и внести исправления в строке формул, т.к. и ней отображается вся информация из выделенной ячейки;
3) выделить ячейку, нажать клавишу и исправить данные в ячейке;
4) дважды щёлкнуть левой кнопкой мыши по ячейке с неправильными данными и внести исправления.
Последние два способа можно использовать только в том случае, если включен режим Редактирование прямо в ячейке.
Для его включения воспользуйтесь командой меню Сервис – Параметры — вкладка Правка — отметка в После исправления обязательно закончите ввод любым из вышеперечисленных способов, кроме использования клавиш навигации. отказа от введенных исправлений следует нажать клавишу .
Для удаления информации из ячейки ее следует выделить и нажать клавишу .
1.4. Форматирование ячеек
В зависимости от решаемой задачи возникает необходимость при­менять разные форматы представления данных. При вводе авто­матически пытается распознать тип данных и выбрать соответствующий формат представления для отображения информации наиболее нагляд­ным способом. Чтобы принудительно изменить формат выделенной ячейки, следует выполнить команду меню Формат —> Ячейки. На экра­не появится окно, имеющее 6 вкладок.
Это же окно можно вызвать нажатием правой кнопки мыши и вы­бором пункта меню Формат ячеек…
На вкладке Число можно выбрать разные способы представления числовых данных:
• Числовой формат — позволяет указывать количество десятичных знаков и форму представления отрицательных чисел. Программа округляет числовые данные
Денежный и Финансовый форматы используются для отобра­жения денежных величин. Их отличие заключается в том, что Финансовый формат выравнивает числа по разделителю целой и дробной
части числа. Оба этих формата позволяют указывать количество десятичных знаков, обозначение денежной единицы и способ представле­ния отрицательных чисел. Форматирование.
•Процентный формат — значение ячеек умножается на 100 и выводится на экран с символом процента. Можно указывать количество
десятичных знаков.
•Экспоненциальный формат применяется для вывода чисел, имеющих большое количество разрядов.. Например, число 200 000000 будет представлено в виде 2,00Е + 08 .
•Дата и Время используются для интерпретации введенного числа как даты либо времени. Можно выбрать способ представления и
язык для названий месяцев.
•Дробный формат позволяет представить любое число в виде обыкновенной дроби.
•Общий формат используется для отображения как числовой, так и текстовой информации.
Вкладка Выравнивание в основном используется для форматирования ячеек, содержащих текст. Можно задать способ вы­равнивания текста в ячейке, как по ширине, так и по высоте, ориента­цию (например, расположение текста снизу-вверх).
Если вы хотите, чтобы текст в ячейке отображался в несколько строк, вы должны на вкладке Выравнивание поставить отметку в поле Переносить по словам.
Чтобы текст при этом не «прижи­мался» к верхнему или нижнему краю ячейки,желательно указать способ выравнивания по вертикали По центру.
позволяет отформатировать текст в ячейке на уровне символов. Можно указать вид и размер шрифта, его начертание и цвет символов.
Вкладка Граница позволяет указать тип и цвет линий сетки таблицы.
Вкладка Вид позволяет выполнить заливку ячейки
выбранным цветом.
Все операции форматирова­ния можно (и нужно) применять не к отдельной текущей ячейке, а к целому диапазону.
— 1.5. Формулы в Excel.
Электронная таблица может содержать как основные (исходные) так и производные (вычисляемые данные). Достоинство электронных таблиц заключается в том, что они позволяют организовать автоматическое вычисление производных данных. Для этой цели в ячейках таблицы используют формулы. При этом ячейки,
содержащие формулы, называются зависимыми, а ячейки, от которых зависит значение формулы, называются влияющими.
Формула- это последовательность символов, начинающаяся с символа «=» и состоящая из констант, знаков арифметических операций, скобок, названий функций и ссылок на другие ячейки.
Знак равенства означает, что введена именно формула, а не текст. В формулах вы можете использовать операции сложения «+», вычитания «-», деления «/», умножения «*», возведения в степень. Можно также использовать операцию взятия процента «%».
Результатом работы формулы является новое значение, которое выводится как результат вычисления формулы по уже имеющимся данным. Если значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, меняются, то результат изменится автоматически.
При нажатии на клавиатуре клавиши переходит в режим ввода формулы.
Главное отличие этого режима от простого ввода заключается в том, что в режиме ввода формул щелчок указателем мыши на любую ячейку не завершает ввод, а записывает в формулу - ссылку на эту ячейку. Поэтому завершать ввод формулы можно ТОЛЬКО нажатием клавиши .
— 1.6. Функции в Вычисления, которые позволяет производить программа , не ограничены простейшими арифметическими операциями. Имеется возможность использовать большое число встроенных стандартных функций и выполнять весьма сложные вычисления. Функции в используются для выполнения стандартных вычислений в рабочих книгах. Значения, которые используются для вычисления функций, называются аргументами. Значения, возвращаемые функциями в качестве ответа, называются результатами. Если начать ввод формулы нажатием клавиши , то поле Имя в строке формул заменяется раскрывающимся списком стандартных функций. Этот список содержит десять функций, использовавшихся последними, а также пункт Другие функции, с помощью которого можно открыть диалоговое окно Мастер функций.
Это диалоговое окно позволяет выбрать любую стандартную функцию из имеющихся в . Для удобства работы функции разби­ты по категориям:
•финансовые (функции для расчета разнообразных экономиче­ских показателей, таких как норма прибыли, амортизация, ставка до­ходности и т.д.);
•дата и время (с помощью функций даты и времени можно решить практически любые задачи, связанные с учётом даты или време­ни, в частности, определить возраст, вычислить стаж работы,
опреде­лить число рабочих дней на любом промежутке времени, например:
СЕГОДНЯ() — возвращает текущую системную дату);
•математические (функции для выполнения различных арифметических и алгебраических действий, например: АВ() — возвращает
модуль числа, СУММ() — суммирование диапазона ячеек (поскольку находить сумму значений диапазона ячеек приходится довольно часто, для быстрого вызова этой функции имеется кнопка Автосумма
на Стандартной панели инструментов)
КОРЕНЬ() — значение квадратного корня и т.д.);
•ссылки и массивы (функции для работы с диапазоном ячеек);
• статистические(в этой категории собраны разные функции, с которыми работают такие разделы математики, как теория вероятностей, математическая статистика, комбинаторика);
•работа с базой данных (функции для обработки списков);
• текстовые(при помощи текстовых функций имеется возможность обрабатывать текст: извлекать символы, находить нужные, записывать символы в строго определенное место текста и многое другое, например: ПРОПИСН() — делает все буквы в строке текста прописными);
• логические(эти функции помогают создавать сложные формулы, которые в зависимости от выполнения тех или иных условий будут совершать различные виды обработки данных или выполнять разветвляющиеся вычисления, например: ЕСЛИ(), И(), ИЛИ());
• функции проверки свойств и значений (например: НЕПУСТО()-возвращает значение ИСТИНА, если ячейка содержит какие-нибудь данные).
При выборе функции в нижней части диалогового окна появляется её краткое описание, поэтому можно легко найти нужную функцию.
После того, как нужная функция выбрана, ее имя заносится в строку формул, а вид окна Мастера функций меняется (рис. 4), давая возможность ввести аргументы функции.
В качестве аргументов вы можете использовать числа, текст или ссылки.
Формулы для расчетов могут быть довольно сложными и состоять из нескольких функций. Для добавления в формулу других функций следует щелкнуть мышью в строку формул, ввести знак нужного арифметического действия и нажать кнопку в строке формул. Функции могут являться аргументами других функций. Такие функции называют вложенными.
1.7. Диаграммы
Диаграмма - это один из способов представления данных. Назна­чение диаграммы состоит в том, чтобы более наглядно представить информацию, содержащуюся в числах таблиц.
Данные на диаграммах представляются точками, линиями, секторами и другими элементами в зависимости от типа диаграммы. Большинство диаграмм упорядочивают данные по горизонтальной (ось или ось категорий) и вертикальной (ось или ось значений) осям.
Каждая диаграмма (в зависимости от ее типа) содержит некоторые из следующих элементов:
•область построения диаграммы;
•ось значений, которая может быть как вертикальная, так и горизонтальная (отсутствует у круговых и кольцевых диаграмм);
•заголовок оси значений;
•ось категорий с масштабными метками, соответствующими выбранным единицам деления (отсутствует у круговых и кольцевых диаграмм);
•название оси категорий;
•точку на диаграмме (соответствует значению, помещенному в ячейке таблицы);
•маркер данных — это графический символ, представляющий кон­кретное числовое значение;
•заголовок диаграммы;
•подписи значений;
•легенду — пояснения по каждому ряду данных.
Создать диаграмму в очень просто: достаточно выделить данные для диаграммы и запустить Мастер диаграмм. Этот мастер сделает за вас большую часть подготовительной работы, а вам оста­нется только проконтролировать ее и нанести последние штрихи. При этом Мастер диаграмм сначала задаст вам ряд вопросов. А затем по­строит диаграмму в соответствии с полученными указаниями.
Вызвать Мастера диаграмм можно двумя способами:
1)щелкните по кнопке Мастер диаграмм на панели инстру­ментов Стандартная;
2)выполните команду меню Вставка —>Диаграмма.
На первом шаге в окне Мастер диаграмм
вы долж­ны выбрать тип диаграммы. Существует четырнадцать типов стан­дартных диаграмм, а каждый тип стандартной диаграммы имеет еще по несколько видов. Выбрав тип и вид диаграммы, можно просмотреть диаграмму, нажав и удерживая кнопку Просмотр результата.
Кроме того, в предусмотрено несколько шаблонов нестандартных диаграмм.
Тип нестандартной диаграммы можно выбрать на вкладке Нестандартные.
Гистограммы удобно использовать для сравнения значений в одном или нескольких наборах данных. Их, например, можно использовать для сравнения количества выпускников, окончивших колледж с красным дипломом за последние несколько лет.
Линейчатые диаграммы — это те же гистограммы, но с иной ориентацией осей. В отличие от гистограмм здесь ось категорий расположена вертикально, а ось значений — горизонтально. Линейчатые диаграммы применяются в тех же случаях, что и гистограммы. Горизонтальное расположение оси зависимых переменных делает их особенно удобными для сравнительного представления разных величин в пределах одного временного периода.
Диаграммы в виде графиков лучше всего использовать, если вы хотите показать динамику какого-нибудь процесса за период времени.
Круговые диаграммы демонстрируют соотношение между целым и его частями. На них лучше всего видно, какую часть целого состав­ляет тот или иной его компонент. Принцип построения круговой диа­граммы следующий: сначала суммируются все данные из выделенного диапазона, а затем определяется, какую часть целого составляет со­держимое каждой ячейки. На круговых диаграммах отобразить можно только один набор данных
Точечные диаграммы широко используются в статистике. На них удобно иллюстрировать разброс данных, представленных точками, а также корреляцию между несколькими наборами данных. В отличие от графиков на точечных диаграммах можно представлять данные, для которых интервалы времени имеют разную величину.
Диаграммы с областями подобны графикам. Они иллюстрируют изменение данных, происходящие за некоторый период времени. Но диаграммам с областями присущи и особенности круговых диаграмм, так как они могут демонстрировать соотношение частей и целого.
Кольцевые диаграммы - это одна из разновидностей круговых диаграмм. Они также отражают связь между частями и целым. На кольцевых диаграммах, в отличие от круговых, можно представлять несколько рядов данных.
Лепестковые диаграммы демонстрируют соотношение между разными последовательностями данных, а также между каждой после­довательностью и всеми последовательностями одновременно. Лепе­стковые диаграммы хороши для использования в некоторых задачах административного управления сложными проектами.
Поверхностные диаграммы используют для демонстрации взаи­мосвязи нескольких переменных или для наглядного представления двумерных объемов данных. Поверхностные диаграммы выглядят как рельефные карты местности, показывая «возвышенности» и «впади­ны» для большой совокупности данных.
Пузырьковые диаграммы отображают на плоскости наборы из трех значений. Первые два значения определяют точку расположения пузырька. В этом плане эти диаграммы подобны точечным. Третье значение отображается размером пузырька.
Биржевые диаграммы отображают наборы данных из трех зна­чений.
Цилиндрические, конические и пирамидальные диаграммы — это все гистограммы со столбцами соответственно в виде цилиндров, конусов и пирамид.
Вторым шагом в создании диаграммы является задание диапазона, содержащего данные, которые будут представлены на диаграмме. На этом шаге Мастер диаграмм показывает предварительный вид вашей диаграммы.
Если на этом шаге Мастер ничего не показывает, значит вы не сделали выделение нужных столбцов. Нажмите кнопку в конце строки Диапазон и сделайте выделение столбцов.
Диапазон может состоять из нескольких строк или столбцов. Если данные систематизированы по строкам (столбцам), то выбирается операция Ряды в строках (в столбцах). Разделение данных по строкам или столбцам приводит к разделению данных на диаграмме по рядам.
Ряды можно добавлять и удалять с помощью кнопок Добавить или Удалить на вкладке Ряд . По умолчанию данных присваивается имя Ряд1, Ряд2 и т.д. Эти имена можно изменять, вводя новые в поле Имя. Данные имена отображаются в Легенде диаграммы, т.е. в пояснениях, раскрывающих смысл представленных схем.
Легенда поможет понять, что соответствует определённому типу данных. При необходимости следует дополнительно указать ячеек в поле Подписи категорий (Подписи по оси Х).
После определения диапазона ячеек с данными и задания рядов диаграммы вам необходимо перейти к следующему шагу, щелкнув по кнопке Далее
На третьем шаге Мастера диаграмм в окне (рис. 8) Параметры диаграммы вы можете добавить легенду, пометить оси, озаглавить всю диаграмму и др.
На последнем шаге выберите размещение диаграммы (на отдельном листе или на имеющемся, рядом с таблицей) и нажмите Готово.